PO NOWEMU: KSEF. (ROZMOWA)

ROMAN MŁODKOWSKI, BIZNES24: Mimo, że obowiązkowy KSeF wydaje się dzisiaj dość odległy, bo dopiero luty 2026 roku, to być może warto na KSeF popatrzeć pod trochę innym kątem. Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP jest naszym gościem. Witam bardzo serdecznie.

JANINA FORNALIK, MDDP: Witam. Dzień dobry panu, dzień dobry Państwu.

TO JEST AUTOMATYCZNA TRANSKRYPCJA ROZMOWY PRZEPROWADZONEJ

NA ANTENIE TELEWIZJI BIZNES24

RM: Ten inny kąt, niezależnie od tego, jak wyglądają w tej chwili zmiany tej obowiązkowej części jest taki, że w sumie szczególnie drobny przedsiębiorca jak ma do wystawienia fakturę to już od 2022 roku może sobie tę fakturę wystawić właśnie w KSeF-ie.

Pytanie brzmi, czy przypadkiem to nie jest lepsze rozwiązanie, niż kupowanie programów do fakturowania, albo korzystanie z takich rozwiązań chmurowych Software as a Service z firm, które oferują właśnie takie usługi, czasem powiązane, ale niekoniecznie z usługami księgowych?

JF: Faktycznie, KSeF w tej formule dobrowolnej funkcjonuje już od 2022 roku. Z tym, że nie cieszy się dużym powodzeniem. Niewiele firm, zwłaszcza dużych, przystąpiło dobrowolnie do KSeF-u, ponieważ jest to wiadomo w firmie, gdzie wystawianych jest setki, tysiące faktur, nawet czasami tysiące faktur dziennie to przystąpienie do KSeF-u do wystawiania faktur w KSe-ie jest dużym przedsięwzięciem, wymaga przygotowania właśnie systemów.

RM: Ale jak ktoś ma działalność gospodarczą, wystawia tam dwie trzy faktury miesięcznie, jak ma dobry miesiąc to może to jest dobre rozwiązanie?

JF: Tak, trzeba przyznać, że można wystawiać w KSeF-ie. Ministerstwo Finansów udostępniło już wcześniej i aplikację taką do wystawiania faktur w KSeF-ie, a w tym roku została wystawiona też mobilna aplikacja, już nie tylko na postawionej stronie internetowej. I faktycznie można w tym KSeF-ie dobrowolnie wystawiać fakturę zamiast powiedzmy w naszym systemie, aczkolwiek ona i tak musi być wprowadzona do systemu firmy. Więc jeżeli to nie jest jakieś automatyczne połączenie systemu firmy z KSeF-em tak, jak to właśnie duże firmy zrobią to i tak musi być, że tak powiem, przeklepana.

Czyli raz będzie wklepana w KSeF-ie, żeby została wystawiona teraz tym dobrowolnym, a później i tak musi być do systemu firmy, żeby znalazła się w JPK-u, była zadeklarowana do rozliczeń do do vatu, do podatków. I tak trzeba będzie ją, że tak powiem, przepisać.

RM: Czyli drobnemu przedsiębiorcy to do JPK-u się nie zaciągnie, zaliczy czy cokolwiek będzie musiał to sobie przepisywać?

JF: Tak. Nie ma takiej automatyzacji w systemie KSeF.

RM: To straszne rozczarowanie, prawda?

JF: Tak, dla małych firm rzeczywiście dużym ułatwieniem byłoby połączenie. Być może są takie plany, żeby w systemie na przykład e-Mikrofirma, w którym jest też dopuszczone, takie przygotowanie JPK dla małych firm, żeby tam również była ta funkcja wystawiania faktur w KSeF-ie, żeby to było połączone po prostu z systemem KSeF, tym centralnym, gdzie będą wszystkie firmy już docelowo obowiązkowo wystawiały faktury.

RM: No właśnie. A zmiany, które się szykują, co oprócz tego, że później będzie się w tych KSeF-owych rozwiązaniach zmieniało?

PO NOWEMU: KSEF. (ROZMOWA) — źródło: BIZNES24

JF: Myślę, że jedną z najważniejszych zmian teraz zapowiedzianych w tych założeniach, ona już też wynikała z konsultacji, które zostały przeprowadzone w marcu/kwietniu tego roku jest dopuszczenie wystawiania w KSeF-ie faktur tak zwanych konsumenckich, czyli faktur dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

Ponieważ duże firmy, które masowo sprzedają towary czy usługi, na przykład usługi telekomunikacyjne, energię, gaz i też firmy, które mają sprzedaż internetową, często wystawiają wszystkim odbiorcom faktury – te faktury wysyłane najczęściej elektronicznie. I ta koncepcja, która miała wejść od lipca tego roku, przewidywała, że te faktury konsumenckie nie będą mogły być wystawiane w KSeF-ie, co oznaczało duże utrudnienia w procesach. Trzeba by inny proces do wystawiania faktur B2B wprowadzić przez KSeF, a faktury B2C musiałyby być poza KSeF-em.

Poza tym sama identyfikacja odbiorcy, czy jest on firmą, czy jest odbiorcą indywidualnym, byłaby problematyczna, bo czasami przecież osoba prowadząca działalność gospodarczą ma NIP na firmę, ale może kupować dla celów prywatnych, więc te problemy zostaną rozwiązane przez wprowadzenie opcjonalnego wystawiania faktur konsumenckich w KSeF-ie. Czyli takie firmy będą mogły wszystkie faktury wystawiać w KSeF-ie, nie zastanawiając się nad tym, kto jest nabywcą. Czy firma, czy osoba fizyczna.

To jedna z takich istotnych zmian. Ale też do tego terminu chciałam nawiązać, bo jednak Ministerstwo Finansów tutaj proponuje dwa terminy: luty i kwiecień 2026 w zależności od wielkości firmy. Od tych powyżej 200 milionów złotych rocznie będą w tym pierwszym terminie.

Natomiast takie fazowanie i wprowadzanie w etapach było bardzo krytykowane w trakcie konsultacji (ja też uczestniczyłam w nich w pierwszej połowie tego roku) ze względu na to, że te duże firmy, które już przystąpią obowiązkowo do KSeF-u w pierwszym terminie, będą musiały właśnie rozróżnić znowu procesy. Czy będzie to faktura wystawiona dla firmy, która już jest w KSeF-ie i sobie odbierze fakturę w KSe-ie, czy też ta duża firma wystawiając fakturę będzie wystawiać dla mniejszej firmy, która jeszcze w KSeF-ie nie jest.

Więc jest to utrudnienie takie powiedzmy procesowe, operacyjne. Natomiast Ministerstwo Finansów uzasadniało teraz to etapowanie – te dwa etapy względami technicznymi, żeby po prostu w jednym terminie nie było takiego dużego obciążenia systemu zwłaszcza, że no czy jest ta wydolność czy właśnie problemy czy wątpliwości co do przepustowości.

RM: Próbuję sobie wyobrazić tę serwerownię, w której przeszło dwa miliony polskich podmiotów gospodarczych będą wystawiały po kilka, kilkanaście, a pod koniec miesiąca na przykład telekomy, kilka milionów faktur. No i próbuję sobie wyobrazić tą serwerownię i tak trochę ciężko mi jest…

Nie wiem, czy ministerstwo wie na co się porywa tak szczerze mówiąc i czy to się w ogóle da zrobić, bo to tak jakby zamknąć całą gospodarkę w jednym systemie. Ale chciałbym zapytać jeszcze o jedną rzecz, bo przy dyskusjach i różnych strachach, które KSeF wywoływał wcześniej była między innymi taka historia, że: A co jeśli ktoś komuś wystawi fakturę, zupełnie nie konsultując tego z nim bezpodstawnie, no i ona będzie rodziła konieczność zapłaty?

Albo na przykład na ile faktura, która dzisiaj w prawie cywilnym jest takim potwierdzeniem zobowiązania, będzie nadal potwierdzeniem zobowiązania? Czy te kwestie takie wykraczające poza samo rozliczanie faktur właściwie zostały zaadresowane? Czy to wciąż są otwarte pytania?

JF: Tutaj nie mamy niestety w tych założeniach, które zostały przedstawione być może jeszcze w samych przepisach pojawią się te zagadnienia, nie mamy na to wprost rozwiązań. Oczywiście trzeba będzie praktyczne przyjąć jakieś rozwiązania.

Faktura, która trafi do KSeF-u będzie technicznie poprawna i przejdzie walidację, zostanie nadany numer KSeF, ona faktycznie będzie wystawiona, czyli będzie będzie widniała w systemie, jako faktura wystawiona i nie będzie możliwości jej anulowania. Jedynym sposobem na anulowanie praktycznie takiej faktury, jeżeli ona nie będzie prawidłowa będzie wystawienie faktury korygującej.

I rzeczywiście te sytuacje, gdzie ktoś na nasz NIP wystawi fakturę to oznacza, że ona trafi do niego na nasze konto, nazwijmy to. I oczywiście nie musimy jej księgować, po prostu będzie trzeba ją zgłosić. Ma być też jakaś forma zgłaszania takich scamowych faktur w samym systemie. Tych założeń jeszcze nie znamy.

Natomiast to, że będzie wystawiona faktura w KSeF-ie nie oznacza, że jest prawidłowa. Nie oznacza, że my ją akceptujemy. Bardzo ważne będzie w firmach zresztą to, co już dzisiaj jest zakładam, ale ta ścieżka akceptacji i akceptacji merytorycznej: czy faktura jest zgodna z zamówieniem, czy mamy odpowiednie dowody, że usługa została wykonana – to wszystko jest bardzo istotne i to nadal pozostaje i zresztą jest dużym zainteresowaniem organów skarbowych, zwłaszcza przy takich usługach niematerialnych. Czy faktura nie jest pusta, czy są pod to jakieś dowody i to nadal będzie aktualne po wejściu w życie KSeF-u.

RM: No, 2026 rok w perspektywie tego o czym rozmawiamy, wydaje mi się teraz znacznie mniej odległą perspektywą. Bardzo serdecznie dziękuję. Janina Fornalik, doradca podatkowy, partner w MDDP była naszym gościem. Udanego dnia, ostatniego w tym tygodniu.

JF: Dziękuję.

Inwestujesz? Notowania na żywo, opinie analityków i wszystko, co ważne dla Twojego portfela!

Telewizja dostępna w sieciach kablowych, na platformach satelitarnych, oraz w Internecie.