Druk dokumentów w firmie to coś, co wszyscy traktują jako rzecz oczywistą. Drukować dokumenty musimy i robimy to, często całkowicie pomijając wszystkie elementy, które stoją za tym faktem. Okazuje się jednak, że na drukowaniu można sporo zaoszczędzić, a sam koszt całego procesu w firmie, to według badań IDC, nawet 15% rocznych kosztów działalności. Jest więc o co walczyć, bo finalnie mogą to być poważne kwoty, które można przeznaczyć choćby na rozwój działalności.

Tylko jak się do tego zabrać? Od czego zacząć audyt i co jest w nim najważniejsze? Tu przyda się wiedza ekspertów, którzy będą w stanie zaplanować wszystkie działania. HP, w całej usłudze MPS, kieruje się trzema głównymi elementami: efektywnością druku, obniżeniem kosztów i ekologią. Dlatego właśnie warto się zwrócić z tym do nich. Co ważne w cały ekosystem mogą wpasować się urządzenia innych firm, które już mamy na stanie. Dzięki temu obniżamy koszty wdrożenia całego rozwiązania i nie zaśmiecamy niepotrzebnie środowiska wyrzucając sprawne jeszcze urządzenia.

Analiza to fundament HP MPS

Wszystko zaczyna się od analizy aktualnego obiegu wydruków, ich zabezpieczeń oraz stanu sprzętu, rodzaju i ilości. To podstawa, na której fachowcy z HP opierają dalsze kroki „szyjąc na miarę” rozwiązanie dla naszej firmy. Potem przychodzi czas na audyt kosztów, przy czym ważne są nie tylko same materiały eksploatacyjne, ale też nawyki użytkowników. Kto najczęściej używa danego sprzętu, ile stron drukuje, czy często korzysta ze skanera oraz czyje wydruki powinny być zabezpieczone. Na tej podstawie powstają polityki, które wdraża się w firmie wprowadzając usługę HP MPS.

O co jednak chodzi z tą całą efektywnością? Przecież nie tylko o to, aby wydruki otrzymać jak najszybciej, choć jest to ważnym elementem. Główną sprawą jest takie rozmieszczenie maszyn, aby użytkownicy często z nich korzystający mieli do nich blisko. Trzeba też przeprowadzić analizę, jakie potrzeby mają użytkownicy i np. maszyny umożliwiające szybkie skanowanie umieścić tam, gdzie potrzebują tego użytkownicy. Ważny jest też dostęp do prawidłowo zabezpieczonej sieci o odpowiedniej prędkości.

Niższe koszty i mniejsze ryzyko

Obniżenie kosztów, to coś co firma odczuje prawie natychmiast. Usługa HP MPS jest tak zaplanowana, aby na samym początku wyeliminować z użycia urządzenia, których koszt pracy w przeliczeniu na stronę wydruku jest największy. Przeważnie dotyczy to najstarszych, mało energooszczędnych sprzętów, których czas życia i tak dobiega końca. Co ciekawe, nawet jeśli trzeba będzie jakieś urządzenie zastąpić nowym, HP zaproponuje dzierżawę zamiast zakupu nowego. To znakomita wieść dla mniejszych firm, których nie stać na jednorazowy zakup nowoczesnej, oszczędnej drukarki.

Następnym krokiem jest takie skonfigurowanie polityk druku, aby największe kolejki kierowane były do urządzeń o najniższym koszcie w przeliczeniu na stronę. Osobną sprawą jest kontrola stanu sprzętu i zużycia materiałów eksploatacyjnych. W tym pomaga oprogramowanie HP Device Control Center i HP Remote Monitoring. Dzięki niemu dział IT firmy nie tylko będzie znał status urządzeń, ale też nie będzie musiał zamawiać tonera czy tuszów. Wszystko przyjedzie na czas, aby zapewnić nieprzerwaną pracę drukarek, a dzięki temu, że będą to materiały oryginalne, zyskamy też najwyższą możliwą jakość wydruków

Nieoczywistym skutkiem korzystania z HP MPS jest zmniejszenie liczby przestojów z powodu awarii czy działań cyberprzestępców. Audyt i wprowadzone po jego wykonaniu polityki zabezpieczeń dotyczą nie tylko samych dokumentów, ale również aktualizacji oprogramowania drukarek, które, jeśli o to nie zadbamy, mogą służyć jako punkt wejścia do infrastruktury IT naszej firmy. Stąd już prosta droga do ataków ransomware czy wykradzenia tajemnic przedsiębiorstwa i poniesienia kosztów, które w skrajnym przypadku mogą doprowadzić do jego upadku.

Aż 29 stron dziennie!

Ochrona środowiska w przypadku usługi HP MPS łączy się z redukcją kosztów. Dzieje się tak, bo jednym z elementów analizy ekspertów jest określenie, z jak dużej części wydruków można zrezygnować. To ważny element całej układanki, bo, jak wskazuje badanie przeprowadzone przez firmę Coleman Parks, średnio jeden pracownik drukuje 29 stron dziennie. To olbrzymia ilość papieru i materiałów eksploatacyjnych, którą można zaoszczędzić! Zmiana pewnych nawyków, jak choćby przekonanie użytkowników, że druk dwustronny ma sens, to jedna z najczęstszych polityk wprowadzanych dzięki audytowi specjalistów z HP. Nieoczywistą oszczędnością jest w takim przypadku również oszczędność miejsca, które wymagane jest do trzymania wydruków. Im ich mniej, tym taniej i lepiej dla środowiska.

HP MPS to też płynność i szybkość działania tam, gdzie nie ma miejsca na pomyłki i liczy się czas. Dobrym przykładem skutecznego wprowadzenia usługi jest znane wszystkim studio DreamWorks Animation. W całym procesie chodziło o taką zmianę obiegu dokumentów, aby w jak największej części zadań przejść na wersje cyfrowe. Dzięki wykorzystaniu wielofunkcyjnych urządzeń HP jako „bramy” do cyfrowego świata dokumentów udało się nie tylko zwiększyć kontrolę nad wersjami, ale też ułatwić wyszukiwanie odpowiednich danych, a nawet ich wcześniejszych wersji. Po pewnym czasie okazało się, że np. proces powstawania umów przyspieszył aż o 30%! Nie mówiąc już o oszczędnościach, jakie przyniosło radykalne zmniejszenie liczby wydruków.

W całej usłudze głównym elementem jest oprogramowanie, które zarządza procesami, kontroluje drukarki, dba o bezpieczeństwo i robi jeszcze wiele innych rzeczy, które, działając w tle, stosując choćby polityki zaprojektowane przez specjalistów HP. Dzięki nim oszczędzamy papier i prąd, drukując mniejsze strony, po kilka na jednej kartce. Zużywamy mniej tonera, bo stosowane są odpowiednie czcionki, no i chronimy środowisko, bo zmniejszamy konieczność wycinania drzew. Zabezpieczamy też urządzenia przed nieuprawnionym użyciem oraz dokumenty wymagające tajności.

Inwestujesz? Notowania na żywo, opinie analityków i wszystko, co ważne dla Twojego portfela!

Telewizja dostępna w sieciach kablowych, na platformach satelitarnych, oraz w Internecie.

Informacje dla tych, dla których pieniądze się liczą- przez cały dzień w telewizji BIZNES24

Tylko 36 groszy dziennie za dostęp przez www i 72 grosze dziennie za dostęp do aplikacji i VOD (przy rocznym abonamencie)

Sprawdź na BIZNES24.TV