Nie tylko pandemia, ale i poszukiwanie nowych dróg rozwoju sprawiło, że nastąpiła szybka transformacja cyfrowa w wielu firmach i instytucjach. Zmieniło się także podejście pracodawców do tworzenia miejsc pracy, w tym pracy hybrydowej, szukaniu oszczędności w poprawie wydajności pracy, bezpiczeństwie itd.

Pandemia sprawiła jednak, że cyfrowej transformacji firmy poddają się znacznie szybciej i w pełniejszej formie, niż we wcześniejszych latach. Rozwój rozwiązań chmurowych i nowych systemów obiegu dokumentów sprawia, że priorytetem staje się nie tylko wydajność, ale i bezpieczeństwo danych, które w obecnym czasie są na wagę złota.

Sposób pracy uległ zmianom na tyle, że zmieniło się w wielu sytuacjach podejście do wykorzystania urządzeń drukujących w firmach. Do niedawna głównie służyły one do fizycznego powielania cyfrowych dokumentów. Obecnie są też wykorzystywane do cyfryzacji dokumentów analogowych, dzięki czemu można szybko wysłać cyfrową kopię zapisów i rysunków w dowolne miejsce w firmie i na świecie w błyskawiczny i bezpieczny sposób.

W większości firm po lockdownie część pracowników wróciła do pracy w biurze, część nadal pracuje zdalnie, a pozostali wybrali formę hybrydową, aby w biurach nie pojawiało się naraz zbyt wielu ludzi. Taki rozproszony model pracy sprawia, że inaczej należy rozwiązać sprawy związane z obiegiem i bezpieczeństwem dokumentów.

Obecnie niemal trzy czwarte firm korzysta z usług MPS (Managed Print Services), które doskonale sprawdzają się w przypadku cyfrowej transformacji biznesu. Dzięki temu zwiększa się efektywność procesów związanych z przepływem informacji.

Cyfrowa transformacja a usługi MPS w firmach i organizacjach

Coraz więcej firm i organizacji wykorzystuje usługi Managed Print Services. Usprawniają one procesy związane z przepływem informacji, zwiększają ich bezpieczeństwo, a także zapewniają optymalizację kosztów z tym związanych.

Z badania przeprowadzonego przez redakcję Computerworld i firmę Hewlett Packard Inc. Polska, wynika, że firmy coraz częściej wykorzystują outsourcing druku i przetwarzania dokumentów. Jest to obecnie ponad 70 proc. dużych organizacji. Wskazują one także, że najbardziej zadowoleni są z przewidywalności kosztów (73 proc.), realnym ograniczeniu wydatków na drukowanie (70 proc.). Dodatkowo zanotowały poprawę jakości oraz niezawodności usług (75 proc.), procesów biznesowych i standardów bezpieczeństwa (ponad 60 proc.).

Dzięki wdrożeniu nowoczesnych rozwiązań możliwe stało się odciążenie działów IT, które mogły skupić się na optymalizacjach i zapewnieniu bezpieczeństwa w firmie. Praca hybrydowa także stała się dużo prostsza, co pozwoliło zatrudnić ludzi, którzy nie zawsze lubią pracę w biurze.

Cyfryzacja i wykorzystanie rozwiązań MPS ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo, które jest ważne nie tylko z powodu oczekiwań klientów, ale też jest wymuszone przez wprowadzenie przepisów RODO.

Badanie wykazało, że kwestie bezpieczeństwa są ważne, ale tylko co czwarty respondent prowadzi stałą analizę i ocenę zabezpieczeń związanych z drukiem. Niestety maksymalnie 14 proc. badanych wykorzystuje zaawansowane rozwiązania i automatyzację procesów związanych z ochroną danych.

To pokazuje, jak wiele jest jeszcze pracy przed firmami i organizacjami. Możliwości są jednak ogromne i powinno się to dynamicznie zmieniać na lepsze.

Rozwiązania MPS chronią urządzenia oraz dostarczają informacji pozwalających obniżać koszty i podnosić wydajność pracy

Rozwiązania MPS (Managed Print Services) pozwalają na podniesienie wydajności pracy, zapewnienie bezpieczeństwa w obiegu dokumentów w organizacji, a także na obniżenie kosztów związanych z tymi procesami.

Jednym z liderów tego typu usług jest firma HP. Dzięki swojemu wieloletniemu doświadczeniu w produkcji urządzeń i oprogramowania służącego do drukowania, skanowania i obróbki dokumentów, a także ciągłemu kontaktowi z klientami na całym świecie, opracowała skuteczne rozwiązania wspomagające organizacje w cyfrowej transformacji.

W starych procesach związanych z obiegiem dokumentów wykorzystywano głównie formę drukowaną. W dobie cyfryzacji coraz częściej zastępowano je cyfrowymi odpowiednikami, ale ostatnie lata pokazały, że bezpieczeństwo tego typu działań obarczone jest sporym ryzykiem. Dokumenty można łatwo przejąć, modyfikować, zakłócić ich transfer itp.

Cyfryzacja i outsourcing spraw związanych z obiegiem dokumentów doceniany jest przez dwie trzecie pracowników w dużych firmach. Dzięki temu, że otrzymują oni dokumenty w formie cyfrowej, mogą zapoznać się z nimi natychmiast i to na dowolnym urządzeniu w dowolnym miejscu na świecie. Mają oni także w większości zaufanie do systemów, które oferują dostawcy rozwiązań MPS, tacy jak choćby HP.

Jak wdrażać systemy MPS w swoich organizacjach?

Wdrożenia MPS nie są sprawą, którą można załatwić od ręki. Szczególnie jest to widoczne w dużych firmach, mających wiele oddziałów, pracowników zdalnych i mobilnych.

Firmy oferujące takie usługi mają specjalne działy oraz pracowników, którzy audytują daną firmę lub instytucję pod kątem obiegu dokumentów w firmie i zabezpieczeniach, jakie są w tym przypadku stosowane. Dzięki ich wiedzy związanej ze sprzętem, oprogramowaniem, procedurami itp. możliwe jest najlepsze dobranie rozwiązania i ścieżki jego wdrożenia dla danej organizacji.

Kolejnym problemem, jaki firmy napotykają, są przepisy regulujące dostęp do danych poufnych. RODO musi być wprowadzone we wszystkich firmach i organizacjach, dlatego zamiast zmagać się z tym samemu, warto poprosić o pomoc partnera, który ma już za sobą tysiące wdrożeń i wie jak to zrobić, aby zapewnić pełną godność z przepisami prawa.

Dobrze wdrożone systemy MPS pozwalają nie tylko na optymalizację kosztów i poprawę wydajności oraz bezpieczeństwa. Pozwalają też na dogłębną analizę obiegu dokumentów w firmie, dostęp do informacji o klientach w dowolnym miejscu i czasie. Dla wielu szefów działów i firm jest to narzędzie znacznie ułatwiające pracę.

Pracownicy mają błyskawiczny dostęp do dokumentacji, klienci nie muszą dostarczać dokumentów, które już zostały wysłane i zarejestrowane w systemie. Ich sprawdzenie oraz przesłanie dalej jest prostsze i szybsze.

Rozwiązania MPS pozwalają nie tylko przesyłać informacje, ale też choćby zapewniać możliwość zdalnego drukowania i to w bezpieczny sposób nie tylko z komputerów firmowych, ale choćby smartfona klienta, jeśli jest to potrzebne. Co więcej, zarządzenia drukiem wewnątrz firmy pozwala na zachowanie bezpieczeństwa i poufności danych. Wydruk wysłany do drukarki może odebrać tylko osoba do tego uprawniona, która potwierdzi swoją tożsamość, wpisując hasło na urządzeniu lub logując się za pomocą karty magnetycznej lub specjalnego tokena. Drukarka dopiero wtedy wydrukuje wysłane do niej dokumenty, a że są to szybkie urządzenia, to czas oczekiwania na nie będzie krótki.

Co więcej, wydruk można wysłać do systemu, a odebrać z dowolnej drukarki w firmie po uwierzytelnieniu się. To ułatwia pracę i skraca czas potrzebny na dostarczenie dokumentów w dowolne miejsce w firmie, nawet jeśli jest to zupełnie inny oddział znajdujący się w innej lokalizacji.

Transformacja cyfrowa niesie ze sobą wiele udogodnień, które wcześniej nie były dostępne. Ważne, aby zdać sobie sprawę z tego, że po wdrożeniu nowoczesnych systemów zarządzania drukiem i obiegiem dokumentów w firmie, można wejść na zupełnie inny, wyższy poziom. Warto to rozważyć, jeśli jeszcze nie zostało wykorzystane w Waszej organizacji.

Inwestujesz? Notowania na żywo, opinie analityków i wszystko, co ważne dla Twojego portfela!

Telewizja dostępna w sieciach kablowych, na platformach satelitarnych, oraz w Internecie.

Informacje dla tych, dla których pieniądze się liczą- przez cały dzień w telewizji BIZNES24

Tylko 36 groszy dziennie za dostęp przez www i 72 grosze dziennie za dostęp do aplikacji i VOD (przy rocznym abonamencie)

Sprawdź na BIZNES24.TV