E-DORĘCZENIA: BĘDĄ SAME PROBLEMY? (ROZMOWA)

ROMAN MŁODKOWSKI, BIZNES24: No, a my przechodzimy od ulubionej metody inwestowania dla większości przedsiębiorców, czyli nieruchomości do kwestii, których na pewno większość przedsiębiorców nie lubi, czyli skrzynka e-doręczeń. Listy polecone, zamiast na papierze mogą trafiać na specjalną skrzynkę w rządowym systemie, z których można te listy odbierać. Działa nienajgorzej, ja osobiście używam już od jakiegoś czasu, ale wielu przedsiębiorców zgłasza z tymi skrzynkami i z ich tworzeniem, liczne problemy.

Magdalena Kordas, radca prawny w kancelarii Olesiński i Wspólnicy, przygląda się tym problemom i temu, co można z nimi zrobić. Witam bardzo serdecznie.

MAGDALENA KORDAS, KANCELARIA OLESIŃSKI I WSPÓLNICY: Jestem, witam Państwa.

TO JEST AUTOMATYCZNA TRANSKRYPCJA ROZMOWY PRZEPROWADZONEJ

NA ANTENIE TELEWIZJI BIZNES24

RM: To, co sprawia przedsiębiorcom największy problem?

MK: Myślę, że po pierwsze termin, że niestety wielu przedsiębiorców jeszcze nie jest gotowych, nie złożyło wniosków o założenie skrzynek, a już od 1 kwietnia wszystkie spółki, niezależnie od swojej wielkości i formy prowadzenia działalności, ilości zatrudnionych pracowników taką skrzynkę powinny posiadać.

Jeżeli chodzi o samo zakładanie skrzynek, to tutaj problemów raczej nie ma. Większe problemy były po stronie urzędów, ponieważ urzędy musiały zsynchronizować swoje systemy obiegu dokumentów z e-doręczeniami. Natomiast tutaj przy spółkach wygląda to naprawdę dobrze. Spółki mogą korzystać z rozwiązania rządowego Poczty Polskiej albo komercyjnych dostawców, więc tutaj też mamy spory wachlarz możliwości.

RM: Wyższość systemu rządowego jest po prostu taka, że on jest bezpłatny.

MK: Tak, zgadza się. I z tego co widzę, to sporo przedsiębiorców idzie właśnie w tym kierunku. W większych organizacjach widzę problem z zaplanowaniem wdrożenia. No bo w mniejszych spółkach tam, gdzie prezes czy prokurent ma dostęp do skrzynki, to nie trzeba nie wiadomo jakich przygotowań.

Natomiast w większych organizacjach, gdzie mamy kilka działów, księgowość, podatki, dział prawny, chcemy też nadać dostęp użytkownikom do tej skrzynki i pilnować, żeby o czasie odebrać pismo, ponieważ na e-skrzynce działa fikcja doręczeń. Czyli, jeżeli po 14 dniach nie pobierzemy wiadomości, to i tak uznawana jest za doręczoną. Więc widzę w dużych organizacjach tutaj też problem nad zapanowaniem nad nową procedurą.

RM: Największy problem oczywiście jest dla małych i średnich przedsiębiorstw, gdzie stopień formalizacji pracy jest stosunkowo niewielki, a na management spada bardzo duża ilość różnych, często drobnych rzeczy, którymi normalnie w dużych korporacjach zajmują się całe działy.

Jeśli ktoś, dużo o tym mówimy, więc mamy nadzieję, że tak się nie dzieje, ale jeśli ktoś przegapi ten termin, nie zdąży, nie będzie umiał sobie poradzić z funkcjonowaniem tej skrzynki, jakie są sankcje, które mogą się wiązać z niewypełnieniem obowiązku?

MK: Na szczęście na ten moment sankcji nie ma. Przepisy nie przewidują żadnych kar finansowych. Mamy termin, do którego powinniśmy zdążyć. Natomiast już teraz widać, że w ministerstwie sporo tych wniosków wpłynęło w ostatnim czasie i długo trwa rozpatrywanie i samo utworzenie skrzynki.

Bo tutaj trzeba pamiętać, że mamy dwa etapy, czyli pierwszy etap to jest wniosek zgodnie z reprezentacją albo przez pełnomocnika możemy taką skrzynkę założyć, później musimy swoje odczekać, żeby ona się nam pojawiła możliwa do aktywacji. Więc tutaj myślę, że sporo spółek po tym pierwszym dopiero aktywuje skrzynki. No i na szczęście na ten moment sankcji nie ma.

RM: Nie ma. No dobrze, to w takim razie myśli Pani, że wszyscy, którzy powinni założyć, założą? Skoro nie ma sankcji.

MK: Myślę, że myślę, że wszyscy nie. W ustawie mamy przewidzianą tzw. usługę hybrydową, czyli urząd i tak będzie wysyłał za pośrednictwem e-doręczeń pismo. Poczta Polska automatycznie drukuje takie pismo i wysyła drogą tradycyjną. Stąd nazwa hybryda.

Natomiast myślę, że potrzebne tu są akcje promocyjne, jeszcze większe uświadamianie przedsiębiorców, bo taka skrzynka naprawdę ułatwia życie. Można z niej korzystać z każdego miejsca o każdej porze. Dla przedsiębiorców wysyłanie takich poleconych jest bezpłatne. Zatem myślę, że naprawdę warto. Natomiast też bądźmy realistami. Myślę, że 1 kwietnia nie wszyscy te skrzynki będą posiadać.

RM: Magdalena Kordas, radca prawny, Kancelaria Olesiński i Wspólnicy. Bardzo serdecznie dziękuję.

MK: Dziękuję bardzo.