CYFROWY NIEZBĘDNIK PRZEDSIĘBIORCY. NA CO W FIRMIE PODPIS ELEKTRONICZNY (ROZMOWA)

ROMAN MŁODKOWSKI, BIZNES24: Historia z kwantowym mikroprocesorem pokazuje, jak bardzo szybko i daleko do przodu wybiega informatyka.

CZYTAJ TEŻ: WILLOW PODBIŁ NOTOWANIA ALPHABETU

Pytanie, czy Wasze firmy, drodzy przedsiębiorcy, nadążają za tymi cyfrowymi zmianami? Krajowa Izba Rozliczeniowa postanowiła stworzyć rodzaj poradnika czy podręcznika dla przedsiębiorców dotyczącego tego, co trzeba i warto wdrożyć, żeby nie zostać w tyle, jeśli chodzi o cyfrowe technologie.

Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpisu elektronicznego w Krajowej Izbie Rozliczeniowej jest osobą zaangażowaną w powstanie tego poradnika. Witam bardzo serdecznie.

ELŻBIETA WŁODARCZYK, KRAJOWA IZBA ROZLICZENIOWA: Dzień dobry.

TO JEST AUTOMATYCZNA TRANSKRYPCJA ROZMOWY PRZEPROWADZONEJ

NA ANTENIE TELEWIZJI BIZNES24

RM: Pani dyrektor, to proszę mi powiedzieć, co jest taką kluczową funkcjonalnością, którą powinien sobie przedsiębiorca w na przełomie 2024 i 2025 roku XXI wieku zapewnić?

EW: Przede wszystkim narzędzia, które zapewnią mu sprawną, bezpieczną komunikację elektroniczną, bezpieczny obieg dokumentów zarówno w swojej firmie, którą prowadzi, jak również z zewnętrznymi partnerami biznesowymi. Takimi narzędziami są podpisy elektroniczne czy też pieczęć elektroniczna, bez których dzisiaj nie można zapewnić bezpiecznego obiegu dokumentów.

RM: Dlaczego nie można? Przecież można sobie wysłać dokumenty kurierem, podpisać je i wymienić się papierowymi wersjami?

EW: Tak, oczywiście. Dalej funkcjonuje obieg papierowy, aczkolwiek jest on dość kosztowny, mało ekologiczny i przede wszystkim zajmuje bardzo dużo czasu. W związku z tym firmy już widać było to w pandemii, przeszły na komunikację elektroniczną, czyli skróciły czas obiegu dokumentów, jak również właśnie z racji tego, że pracujemy zdalnie, wyeliminowały papier. Przechodząc na formę elektroniczną, musimy mieć świadomość zagrożeń, jakie to ze sobą niesie.

Nie chcę tutaj straszyć, ale warto tutaj podkreślić, jakie mamy narzędzia do tego, żeby wykorzystać i żeby zabezpieczyć tą komunikację elektroniczną. Jeżeli wysyłamy, przykładowo fakturę do drugiej strony, warto opatrzyć ją pieczęcią elektroniczną po to, żeby nasz odbiorca miał pewność, że rzeczywiście pochodzi z właściwej firmy. Faktura najczęściej zawiera numer rachunku bankowego, w związku z tym podstawienie tutaj innej faktury w jakiś sposób przerwanie tego bezpiecznego obiegu może skutkować tym, że nasz partner biznesowy zapłaci pieniądze nie nam, ale przestępcy. Również przechodząc na formę elektroniczną, jeżeli na przykład mamy umowy, które podpisujemy pomiędzy stronami, możemy je podpisać elektronicznie kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wówczas po pierwsze zabezpieczymy tą umowę przed jakimikolwiek zmianami.

Druga rzecz: zapewnimy naszego odbiorcę, że to rzeczywiście my jesteśmy autorem dokumentu. A trzecia, najważniejsza rzecz zapewnimy formę prawną, równoważną podpisowi własnoręcznemu czy też dokumentom papierowym, które do tej pory wymienialiśmy.

RM: Ale wie Pani dyrektor, ja tak, chociaż w sumie to jestem entuzjastą nowych technologii, to od czasu do czasu nachodzą mnie pewne wątpliwości. Na przykład nachodzi mnie taka wątpliwość, że jak trzymam gdzieś na dysku w folderze umowy podpisane elektronicznie przez obie strony w postaci pliku PDF, na którym jest taki dołączony znaczek, który oznacza, że ją podpisałem, to w zasadzie gdzie jest, bo to tylko zapis na dysku, to gdzie jest ta umowa, gdzie jest ten taki, wie Pani, pewny, jednoznaczny, niepodważalny dowód, że ta umowa ma właśnie takie brzmienie, a nie inne?

No, potrafię sobie wyobrazić przyklejenie na białym tle pliku graficznego z jednego dokumentu do drugiego i dosyć proste podrobienie jej w niezauważalny sposób, trudniejsze, niż podrobienie na przykład na papierze. Więc jak to technicznie, gdzieś muszą być jakieś techniczne rozwiązania, które zapewniają mi pewność tego obrotu w przypadku na przykład sporu, bo ja przychodzę do mojego kontrahenta, a on mi pokazuje umowę, w której są napisane inne rzeczy niż te, które leżą na moim dysku.

EW: Już wyjaśniam. Jeżeli mówimy o plikach w formacie PDF, to możemy na tym pliku rzeczywiście umieścić dowolny graficzny znacznik, który będzie na przykład skanem pana własnoręcznego podpisu. Taki umieszczony element graficzny, który sobie dokleimy do umowy, nie jest oczywiście podpisem, który nam zabezpiecza ten dokument i który nam daje taką formę prawną, która przed sądem rzeczywiście będzie dowodziła tego, że umowę podpisaliśmy w takiej, a nie innej treści. Podpisem elektronicznym, który zabezpiecza dokument, jest podpis złożony przy użyciu tak zwanego certyfikatu kwalifikowanego, który wydał nam kwalifikowany podmiot świadczący usługi zaufania.

RM: Czy to oznacza, że ten podpis zmienia w jakiś sposób strukturę tego pliku? Jakbyśmy wyszli z takiego obrazu, który widzimy na ekranie, to gdzieś tam w tym kodzie tam jest coś zmienione i zapisane w taki niepodważalny sposób? No, bo wie Pani, o czym mówię. Można wyciąć fragment ekranu, przekleić do innego PDF i będzie wyglądało, jakby było dobre, kiedy ktoś sobie tego PDF-a otworzy. Więc jak to zweryfikować?

EW: Jeżeli mówimy o dokumentach PDF, jeżeli złożymy na tym kwalifikowany podpis elektroniczny, to poza tym obrazkiem, który jest zawarty na dokumencie, którego może nie być z punktu widzenia formalnego, prawnego, mamy dołączony pewien unikalny ciąg znaków powiązany z treścią tego dokumentu i zabezpieczony tak zwanym kluczem prywatnym, który otrzymuje użytkownik w momencie, kiedy zamawia, kupuje zestaw narzędzia służące do składania kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Czyli kwalifikowany dostawca usług zaufania wydaje nam odpowiedni certyfikat, który wykorzystujemy do tego, żeby złożyć podpis elektroniczny pod dokumentem. Wówczas w takim dokumencie PDF mamy dołączony fizycznie podpis elektroniczny, czyli unikalny ciąg znaków przypisany do danego dokumentu i odbiorca, który otrzyma tak podpisany dokument elektroniczny, po otwarciu go w aplikacji Adobe otrzyma od razu wynik weryfikacji podpisu elektronicznego. Aplikacja Adobe ma wbudowane mechanizmy, które sprawdzają podpis elektroniczny i w dość czytelny sposób komunikuje użytkownikowi, czy dokument nie został zmieniony po jego podpisaniu oraz wyświetla informację, kto ten podpis elektroniczny złożył.

Mówimy tu o kwalifikowanym podpisie. W związku z tym przed każdym sądem udowodnimy, że to my podpisaliśmy ten dokument i co więcej, że treść tego dokumentu nie uległa zmianie od jego momentu podpisania.

RM: Tak sobie wyobraziłem te nasze polskie sądy zawalone sprawami i ich możliwości… Ale rozumiem, że mają takie możliwości, żeby prześledzić konstrukcję takiego pliku i zbadać.

Nie jesteśmy w stanie wszystkich technikaliów omówić. Wyszedł na pierwszy punkt, na pierwsze miejsce naszej dyskusji nie e-mail, nie skanery, nie jakieś inne urządzenia, tylko właśnie podpis elektroniczny. To jest też pewna podpowiedź dla przedsiębiorców. Pytanie brzmi: bo to są dodatkowe koszty. Czy liczyliście kiedyś w KIR czy to nie taniej jednak podpisywać umowy i wysyłać sobie nawzajem kurierem?

EW: Myślę, że zdecydowanie nie. Jeżeli mówimy o przedsiębiorcach, którzy dzisiaj prowadzą firmy zdalnie z różnych miejsc na świecie, z różnych miejsc, z krajów rozproszonych biurach…

RM: Mówimy o takich, którzy prowadzą takie zwykłe firmy i przychodzą do pracy i w tej pracy. O takiej większości mówmy.

EW: Zdecydowanie podpis elektroniczny jest dużo tańszy, niż wysyłanie kurierem, drukowanie, pilnowanie tych dokumentów w formie papierowej, zabezpieczanie ich i przechowywanie. W przypadku podpisu elektronicznego moja firma również oferuje tzw. podpis jednorazowy, który w cenie kilkunastu złotych można wykorzystać do tego, żeby podpisać dokumenty. Cena jest porównywana bardzo często do ceny wspomnianego już kuriera. Przy podpisie, który wykorzystujemy często zakup zestawu, który kosztuje około 200 złotych i może być wykorzystywany przez 2 lata do składania dowolnej liczby podpisów, nie jest to duży wydatek, a wykorzystujemy to nie tylko do tych wspomnianych umów, ale właściwie do wszystkich rzeczy, które prowadzi przedsiębiorca. Trzeba też pamiętać o tym, że przedsiębiorca w firmie też ma wiele obowiązków nałożonych przez państwo, właśnie wysyłania dokumentów opatrzonych podpisem elektronicznym, więc jest to narzędzie bardzo przydatne w każdej firmie.

RM: Elżbieta Włodarczyk, dyrektor linii biznesowej podpisu elektronicznego w Krajowej Izbie Rozliczeniowej. Dziękuję bardzo serdecznie.